Et ledelsessystem udtrykker praksis og IKKE papir/procedurer/håndbøger. En organisations “ledelsessystem” er den ledelsespraksis, der udvises i såvel ledelse som styring.

At understøtte praksis

Når der tales og skrives om “certificering af et ledelsessystem”, så handler det om praksis og ikke papir. Til at understøtte praksis, udarbejdes der “et dokumenteret ledelsessystem”.

Overblik over dokumentation

Dette dokumenterede ledelsessystem består af et overblik over den dokumentation, der dels er nødvendig for at understøtte den gældende ledelsespraksis, og dels kan levere et “bevis” på, at den pågældende organisation/ virksomhed “har styr på det”.

En stor misforståelse, som jeg ser også hos mange auditorer, er, at “man skulle kunne lede en virksomhed ud fra dens dokumenterede ledelsessystem?”

Altså at denne dokumentation skal fungere som en slags “manual”?

Det kan man naturligvis ikke! Det ville være helt absurd!

Ledelse og alle andre aktiviteter bygger på kompetence.

Det dokumenterede ledelsessystem understøtter kompetence

Et dokumenteret ledelsessystem understøtter denne kompetence, hvor det vel at mærke giver mening og er nødvendigt. Bl.a. for at kunne levere de beviser, som virksomheden SELV definerer som værende vigtige for at fremstå som en troværdig samarbejdspartner og leverandør. Eller/og indgår som krav i aftaler, kontrakter og f.eks. internationale Charters, virksomheden har tilsluttet sig og forpligtet sig på at overholde.

Ingen procedurekrav

I de nye udgaver af ISO standarderne for certificerede ledelsessystemer ( f.eks. ISO9001, ISO14001, ISO45001) er det endeligt blevet meget tydeligere end nogen sinde. Der er f.eks. ikke længere eksplicitte krav om procedurer og instruktioner.

De kan udarbejdes, hvor det giver mening – og det gør det i mange tilfælde. Da ikke som “beskrivelser af hvordan noget skal gøres”, men som dokumenter der giver overblik over den styring, der finder sted, hvem der har ledelsesansvaret for den, og hvor beviserne for den kan findes.

Herunder naturligvis om der er sammenhæng imellem bevidste indsatser og opnåede resultater under hensyntagen til formulerede risici og muligheder.

Hæld ikke beton i organisationen!

At forstå denne forskel mellem praksis og dokumentation af praksis er fuldstændigt afgørende, hvis ikke et dokumenteret ledelsessystem skal udvikle sig til en bureaukratisk betonklods, som fuldstændigt forskubber magt- og kompetencestrukturerne i organisationen.

Ring på 20214915!

Ring på 20214915 og få en snak med Jesper Løye Hejl, inden I giver jer i kast med at skabe den dokumentation, der bliver grundlaget for certificeringsaudit, eller i det hele taget går i gang med at organisationen og ledelsen gjort klar til at blive certificeret efter en eller flere af standarderne for ledelsessystemer.

Det er min erfaring at langt de fleste virksomheder, i kraft af den eksisterende ledelsespraksis i vidt omfang kan certificeres, uden at ændre eller tilføje ret meget. Opgaven er mest af alt, at få et overblik over hvori styringen består? Dvs. skabe en fælles bevidsthed i ledergruppen på tværs af organisationen.

Vel at mærke IKKE på en sådan måde, at vi “skriver ned, hvordan vi gør det…”

Bevidst ledelsespraksis

Hvis jeg skal udtrykke kravet til en ledelses-certificeret virksomhed i koncentreret form, vil det blive med spørgsmålet: “Er virksomheden ledet bevisligt bevidst – på alle ledelses-niveauer?”